En resumen: Mostramos paso a paso cómo es un calendario típico de un proyecto AV, desde el concepto hasta la recepción.
Las empresas que planean implementar un sistema AV suelen preguntar primero por el precio, y solo en segundo lugar por el tiempo y el desarrollo del proyecto. Sin embargo, el calendario del proyecto tiene un impacto directo en la organización del trabajo de la oficina, sobre todo si la instalación abarca varias salas a la vez. A continuación mostramos cómo suele ser el proceso de implementación de un sistema AV, desde la primera conversación hasta la recepción final.
Etapa 1: Auditoría y concepto
El punto de partida es una visita in situ a las salas que van a equiparse con el sistema AV: el instalador evalúa el tamaño y la acústica de las salas, la alimentación disponible, la infraestructura de red existente y el uso real que se hace de los espacios. A partir de ahí se elabora un concepto inicial de selección de equipo, ajustado al presupuesto y a las necesidades: número de participantes en las reuniones, tipo de plataformas de videoconferencia utilizadas, expectativas respecto a la automatización y el control.
Etapa 2: Proyecto técnico y presupuesto
A partir del concepto se elabora un proyecto técnico detallado, que incluye la selección de dispositivos concretos, el esquema de cableado, la disposición de los puntos de alimentación y de señal, y el modo de integración con el control. Es en esta etapa donde conviene verificar si la instalación prevista requiere obras adicionales de construcción o electricidad; si es así, conviene incluirlas en el calendario con la antelación adecuada, especialmente cuando esos trabajos requieren el permiso del administrador del edificio.
Etapa 3: Montaje e integración
La duración de esta etapa depende sobre todo de la escala del proyecto: una única sala de reuniones suele ser cuestión de días, mientras que una implementación que abarque varias plantas de la oficina o muchas salas a la vez puede extenderse durante semanas. El montaje incluye la instalación del equipo, el tendido y la conexión del cableado y la configuración de cada dispositivo, mientras que la integración consiste en combinarlos en un único sistema coherente, controlado desde un solo panel o aplicación.
- Montaje del equipo — soportes, proyectores, pantallas, altavoces, cámaras, paneles de control.
- Cableado — de señal, alimentación y red, conforme al proyecto previamente acordado.
- Configuración — ajustes de cada dispositivo e integración con las plataformas de videoconferencia.
- Ajuste acústico y calibración de imagen — adaptación de los parámetros a las características de cada sala concreta.
Regla práctica: los trabajos de instalación se planifican mejor fuera del horario de oficina o por etapas, para no bloquear las salas que el equipo necesita en ese momento.
Etapa 4: Recepción y formación de usuarios
Una vez finalizado el montaje llega la recepción técnica: pruebas funcionales en condiciones cercanas al uso real y verificación de la conformidad con el proyecto. Un elemento igual de importante, aunque a veces se pasa por alto, es una breve formación de los usuarios: incluso el sistema mejor diseñado genera avisos de servicio innecesarios si los empleados no saben manejar el panel de control o conectar su propio portátil.
Resumen
La implementación de un sistema AV en la oficina es un proceso formado por varias etapas consecutivas: desde la auditoría, pasando por el proyecto y el montaje, hasta la recepción y la formación del equipo. El tiempo de ejecución depende principalmente de la escala del proyecto y del alcance de las obras adicionales, por lo que conviene establecer un calendario realista ya desde la primera conversación con el contratista.
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